Как выбрать агентство для аутстаффинга? Особенности аккредитации

25 августа 2023

Если вы задумываетесь о том, чтобы нанять аутстаффинг, важно серьезно подойти к поиску компании. Стоит один раз потратить время и силы, чтобы найти надежного контрагента и заключить договор без рисков для обеих сторон.

Какие услуги может предоставить аутстаффинг, как выбрать компанию и заключить договор - рассказали в статье.

Что такое аутстаффинг?

Аутстаффинг - это процесс найма и использования внешних специалистов или команды из другой компании или страны для выполнения определенных задач или функций для бизнеса. В отличие от аутсорсинга, при котором всё задание передается внешнему исполнителю, при аутстаффинге нанимаются специалисты для того, чтобы работать и функционировать в составе существующей компании поставщика услуг.

Аутстаффинг обычно используется для увеличения производительности, сокращения затрат и получения доступа к специализированным знаниям и ресурсам.

Когда нужен аутстаффинг?

Аутстаффинг полезен во многих ситуациях. Например, для того, чтобы:

снизить затраты. Аутстаффинг позволяет снизить операционные издержки путем перевода определенных функций или проектов на внешних поставщиков услуг. А также сократить расходы на офисное помещение, оборудование, обучение и зарплаты сотрудников;
получить доступ к специализированным знаниям и специалистам в различных областях, которые имеют большой опыт и знания в узкой сфере. Это особенно важно для решения сложных задач или разработки новых продуктов и услуг;
быть гибкими, быстро реагировать на изменения и вносить их в бизнес-процессы. Аутстаффинг позволяет компании гибко масштабировать свою рабочую силу в зависимости от изменяющихся потребностей и объемов работы. Компания может нанимать и увольнять внешних специалистов по мере необходимости, что экономит время и ресурсы;
сосредоточиться на ключевых компетенциях и стратегических задачах. А внешние функции переложить на специализированных поставщиков услуг. Это позволяет повысить эффективность и конкурентоспособность компании;
продлить рабочее время. Аутстаффинг может помочь компании продлить свое рабочее время за счет использования команды из другой временной зоны или страны. Это может быть особенно полезно для бизнеса, который работает на мировом рынке и обслуживает клиентов в разных часовых поясах.

Для каких задач привлекают аутстаффинг?

По аутстаффингу можно заказывать широкий спектр услуг в различных областях. Например, воспользоваться удаленной рабочей силой можно, когда нужны:

IT-разработка и программирование. Разработка программного обеспечения, веб-сайтов, мобильных приложений, тестирование ПО, поддержка IT-инфраструктуры и т.д.;
Контент и маркетинг. Создание контента (статьи, блоги, видео, графика), SEO-оптимизация, управление социальными медиа, контент-маркетинг, e-mail маркетинг и т.д.;
Кадры и администрирование. Управление персоналом, рекрутинг, обучение и развитие, учет и оплата труда, управление проектами, бухгалтерия и финансы и т.д.;
Колл-центр и поддержка клиентов. Обработка звонков, ответы на электронные запросы, техническая поддержка, чат-поддержка, управление заказами и т.д.;
Дизайн и графика. Веб-дизайн, графический дизайн, дизайн интерфейсов, создание логотипов, брендинг и т.д.;
Исследования и аналитика. Рыночные исследования, анализ данных, опросы и опросы клиентов, бизнес-аналитика, прогнозирование и т.д.

Это только некоторые примеры, и список услуг, доступных для аутстаффинга, может быть намного шире и зависит от конкретных потребностей компании. Важно выбирать поставщиков услуг, которые специализируются в требуемой области и имеют в ней опыт.

А нужен ли вам аутстаффинг?

Услуги аутстаффинга будут полезны компании, если:

она сталкивается с нехваткой квалифицированных сотрудников;
ей необходимо быстро увеличить количество сотрудников для выполнения проектов;
компания не хочет тратить время и ресурсы на поиск и найм новых сотрудников;
хочет сократить расходы на содержание штата сотрудников;
нужно выполнить проекты в сжатые сроки и требуется дополнительная рабочая сила;
компания хочет получить доступ к определенным навыкам или экспертизе, которые отсутствуют внутри компании;
компания хочет сосредоточиться на своих основных задачах и переложить выполнение вспомогательных задач на аутстаффинговую компанию.

Стоит взвесить все за и против перед тем, как принимать решение.

Плюсы и недостатки аутстаффинга

Преимущества:

Сокращение расходов на содержание штата сотрудников, так как аутстаффинговая компания берет на себя затраты на обучение, зарплаты, социальные выплаты и другие расходы;
Быстрый доступ к квалифицированным специалистам и экспертизе, которые необходимы для выполнения проектов;
Гибкость в выборе количества и типа сотрудников, которые необходимы для выполнения задач;
Уменьшение рисков при найме новых сотрудников, так как аутстаффинговая компания берет на себя ответственность за подбор и обучение персонала.

К недостаткам можно отнести:

Необходимость передачи части контроля над выполнением задач аутстаффинговой компании;
Риск потери конфиденциальной информации или интеллектуальной собственности при передаче задач аутстаффинговой компании;
Ограниченный контакт и коммуникация между аутстаффинговой компанией и основной компанией, что может привести к недостаточному пониманию требований и целей проекта;
Некоторые задачи могут быть слишком специфичными или сложными для передачи аутстаффинговой компании, что может привести к низкому качеству выполнения задач.

Как выбрать аутстаффинговую компанию?

При выборе аутстаффинговой компании есть несколько важных факторов, которые стоит учитывать:

опыт и репутацию компании. Узнайте, сколько лет они работают в отрасли, какие проекты выполнили, какие клиенты у них есть и какие отзывы они получили. Посмотрите их портфолио и попросите рекомендации;
специализация. Убедитесь, что компания специализируется в нужной вам области. Имеет ли она опыт работы с проектами, подобными вашему? У нее должны быть кадры со знаниями и навыками, чтобы успешно выполнить задачи, которые вы планируете передать им;
команда и сотрудники. Изучите состав команды и квалификации сотрудников компании. Узнайте, какие стандарты найма они используют, какой у них процесс обучения и развития сотрудников. Удостоверьтесь, что у них есть достаточное количество квалифицированных специалистов для выполнения ваших задач;
качество и процессы. Уточните, какие процессы и методологии используются компанией для выполнения работ. Имеют ли они систему контроля качества? Какие инструменты и технологии они применяют? Проверьте, соответствуют ли их стандарты качества вашим требованиям;
цена и бюджет. Сравните стоимость услуг и предложения разных компаний. Учтите, что более низкая цена может не всегда означать лучшее качество. Будьте готовы обсудить ваши требования и бюджеты с компаниями, чтобы найти наилучшее соотношение цены и качества;
коммуникация и языковые навыки. Важно иметь открытую и понятную коммуникацию для успешного сотрудничества;
география и часовые пояса. Если для вас важно иметь возможность личной встречи или общения в определенные часы, учтите географическое расположение аутстаффинговой компании и часовой пояс, в котором они находятся.

Несколько потенциальных поставщиков услуг можно сравнить, проведя переговоры, задавая вопросы и обсуждая ваши требования. Отберите компанию, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям и имеет хорошую репутацию в отрасли.

Как проверить, что аутстаффинговая компания добросовестная?

Проверить, насколько добросовестно работает аутстаффинговая компания, можно с помощью следующих шагов:

прочитать отзывы, узнать, какой был опыт взаимодействия у других клиентов с данной компанией. Обратить внимание на общие тенденции и мнения о ее надежности, качестве услуг и клиентском сервисе;
оценить длительность работы компании на рынке. Если аутстаффинговая компания работает уже долгое время, это говорит о ее надежности и стабильности. Новые компании, с другой стороны, могут иметь меньше доступного опыта и информации о них может быть меньше;
проверить лицензии и сертификаты. Убедитесь, что компания имеет соответствующие лицензии, сертификаты и аккредитации, подтверждающие ее право предоставлять услуги аутстаффинга. Это может быть указано на их веб-сайте или в официальных документах;
связаться с предыдущими и текущими клиентами. Запросите контактные данные референсов и обратитесь к ним для получения отзывов о компании. Задайте им вопросы о качестве обслуживания, профессионализме сотрудников и уровне удовлетворенности услугами, предоставленными компанией;
провести личное собеседование. Встретьтесь с представителями компании лицом к лицу или проведите видеоконференцию. Задавайте им вопросы о процессе работы, контроле качества, поддержке клиентов и других важных деталях, которые могут помочь вам оценить их добросовестность;
проверить условия договора: внимательно изучить условия и положения предлагаемого договора. Будьте внимательны к скрытым платежам, дополнительным услугам и гарантиям. Если возникают сомнения или что-то неоднозначно, проконсультируйтесь со специалистом или юристом;
оценить уровень коммуникации. Подключите критерии коммуникации в процессе выбора поставщика аутстаффинга. Уровень открытости, доступности и готовности ответить на ваши вопросы и обеспечить прозрачность во время общения - это важные признаки добросовестной компании.

Важно провести тщательное исследование и по возможности получить как можно больше информации о компании, прежде чем принимать окончательное решение о сотрудничестве с ней.

Что должно быть в договоре с аутстаффинговой компанией?

Договор аутстаффинга представляет собой юридический документ, регулирующий отношения между компанией-заказчиком и аутстаффинговой компанией. Вот некоторые общие требования к договору аутстаффинга:

идентификация сторон: договор должен содержать полные и точные данные о компании-заказчике и аутстаффинговой компании, включая их юридические наименования, адреса, реквизиты и контактные данные;
цель договора: определите цель и ожидания сторон от аутстаффинговых услуг, а также описание конкретных задач, которые должны быть выполнены аутстаффинговой компанией;
услуги и сроки: определите конкретные услуги, которые должна предоставить аутстаффинговая компания, а также сроки начала и завершения этих услуг. Установите четкие критерии выполнения и ожидаемый результат;
ответственность и обязанности сторон: опишите ответственность каждой стороны за выполнение своих обязанностей. Укажите права и обязанности компании-заказчика и аутстаффинговой компании, включая конфиденциальность, соблюдение законодательства, интеллектуальную собственность и другие существенные аспекты;
финансовые условия: укажите стоимость услуг аутстаффинговой компании, методы оплаты, сроки платежей и другие финансовые условия, включая расходы, связанные с проектом;
контроль качества: определите механизмы контроля качества услуг, включая показатели результативности, систему обратной связи и корректировку процесса работы при необходимости;
разрешение споров и расторжение договора: установите механизм разрешения споров, включая процедуры для урегулирования разногласий, а также возможные санкции и меры при невыполнении условий договора. Укажите условия расторжения договора со стороны любой из сторон;
конфиденциальность и безопасность данных: установите положения о требованиях к защите данных и ограничениях на использование информации;
прочие положения: включите прочие положения, такие как авторские права, субподрядные отношения, сроки и условия изменения или поправки договора, и иные детали, которые могут быть важны с точки зрения вашего бизнеса.

Можно проконсультироваться со специалистом или юристом, чтобы учесть специфические потребности вашей компании и законодательство вашей страны при составлении договора аутстаффинга.

Чего не должно быть в договоре?

Договор не должен нарушать законодательство РФ. Поэтому компания-аутстаффер не должна:

заключать договор дольше чем на 9 месяцев;
предоставлять работников, численностью свыше 10% от персонала компании;
предоставлять сотрудников, если в компании заказчика проходит забастовка, трудовые конфликты или она в состоянии простоя;
оплачивать работу сотрудников по ставке ниже, чем на аналогичной должности в компании заказчика.

Также нельзя привлекать персонал компании-аутстаффера на работы 3 и 4 степени вредности, 1 и 2 класса опасности.

Какие компании аккредитуют как аутстаффинговые?

Чтобы получить статус аутстаффинговой компании, нужно:

иметь уставной капитал не менее 1 миллиона рублей. Эта сумма гарантирует выполнение обязательств компанией и может быть изъята в качестве штрафа при нарушении закона;
не иметь долгов;
уплачивать налоги в общем порядке;
чтобы компанию возглавлял кадровый работник с опытом не менее двух лет по специальности. Также у него должен быть диплом о высшем образовании;
у директора компании не должно быть судимости.

Как проверить, что аутстаффинговая компания аккредитована?

Проверить можно в реестре «частные агентства занятости России». Если компания состоит в нем, значит она аккредитована.

Будьте внимательны, если:

компания не состоит в Реестре;
руководство отказывается предоставить подтверждающий документ о том, что лицензия есть;
стоимость ведения сотрудника ниже, чем налог, который компания за него заплатит.

Такие признаки говорят о том, что компания, скорее всего, не аккредитована и действую не в белую.

Где найти надежную аутстаффинговую компанию?

Для поиска надежной аутстаффинговой компании вы можете использовать следующие источники и подходы:

Рекомендации и отзывы. Спросите у своих деловых партнеров, коллег, друзей или знакомых о компаниях, с которыми они имели положительный опыт в области аутстаффинга. Просмотрите онлайн-отзывы и рейтинги компаний, чтобы получить представление об их конкретной репутации и качестве предоставляемых услуг;
Поиск в Интернете. Проведите поиск в Интернете, используя ключевые слова, такие как "надежная аутстаффинговая компания" или "лучшие аутстаффинговые компании". Обязательно просмотрите официальные веб-сайты компаний, чтобы получить информацию о их опыте, портфолио клиентов и наградах;
Деловые выставки и конференции. Посетите деловые выставки и конференции, связанные с аутсорсингом и аутстаффингом. Такие мероприятия предоставляют возможность встретить представителей компаний поближе, обсудить их услуги и задать вопросы;
Специализированные платформы. Используйте специализированные онлайн-платформы для поиска и сравнения аутстаффинговых компаний. Эти платформы предлагают подробные профили компаний, отзывы клиентов и помогают вам сократить время на поиск;
Консультации со специалистами. Обратитесь к консультантам, юристам или экспертам в области аутсорсинга. Они могут предоставить информацию о проверенных и надежных компаниях на рынке и помочь вам выбрать подходящего партнера;
Собеседования и проверки. После составления списка потенциальных компаний, проведите с ними собеседования, чтобы обсудить ваши потребности, оценить уровень профессионализма и опыта, а также предоставить вам информацию о проектах, которые они выполнили;
Контракт и гарантии. Перед заключением договора, убедитесь, что у вас есть прозрачное коммерческое соглашение, которое содержит условия, время выполнения, ответственность, конфиденциальность и другие важные аспекты.

Важно провести подробное исследование и проверить репутацию и качество предоставляемых услуг компании перед принятием решения о сотрудничестве.

Решения для бизнеса:

Аутсорсинг персонала

Аутстаффинг персонала