Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Передавать на аутсорсинг непрофильные для компании функции - это не дань моде, а потребность бизнеса. Сегодня предприниматели активно делегируют те участки работ, с которыми эффективнее справятся квалифицированные сотрудники вне штата.

Как работает аутсорсинг в бухгалтерии, какие есть виды, плюсы и минусы - читайте далее.

В чем суть бухгалтерского аутсорсинга?

Бухгалтерский аутсорсинг - это процесс передачи функций бухгалтерии и финансового учета компании на стороннюю специализированную организацию или исполнителя.

При аутсорсе компания переадресует обязанности по подготовке финансовой отчетности, поддержке налогового учета, обработке платежей, расчету заработной платы, управлению кредиторской и дебиторской задолженностью и прочим задачам бухгалтерии на внешнего поставщика.

Такой подход позволяет компаниям сосредоточиться на своей основной деятельности, снизить издержки на содержание собственного бухгалтерского отдела и получить доступ к более профессиональным и эффективным ресурсам в сфере бухгалтерии.

Какие виды бухгалтерского аутсорсинга бывают?

В зависимости от объема и характера передаваемых функций, существуют следующие виды аутсорса:

• Полный, когда все функции бухгалтерии и финансового учета компании передаются на внешнего исполнителя. Это включает в себя ведение бух. учета, составление и представление отчетности, расчет заработной платы, налоговый учет и другие операционные процессы;
• Частичный, когда только определенные функции или задачи бухгалтерии возлагаются на внешнего специалиста. Например, это может быть составление отчетности по налогам или поддержка при проведении аудита;
• Обработка платежей, при котором компания передает функции по обработке входящих и исходящих платежей на внешнего исполнителя. Это включает в себя проверку и регистрацию счетов, контроль над платежным календарем, подготовку и отправку платежных поручений;
• Аутсорс заработной платы, при котором задачи по расчету и начислению заработной платы сотрудникам передаются на внешнего исполнителя. Это включает в себя расчет заработной платы, начисление налогов и отчислений, подготовку платежных документов для выплаты заработной платы.

Кроме того, можно выделить такой вид аутсорса, как консультационный, когда компания получает консультационные услуги и экспертное мнение от внешнего специалиста по вопросам бухгалтерии и налогообложения.

Для чего передавать бухгалтерию на аутсорс?

Есть несколько признаков, которые могут указывать на то, что вашей компании нужен аутсорс бухгалтерии:

• если в вашей компании нет достаточных ресурсов (времени, денег, персонала), чтобы обрабатывать и поддерживать бух. функцию внутри организации, то аутсорс может быть хорошим вариантом;
• если внутренний персонал компании не обладает достаточным профессиональным опытом и знаниями в области бухгалтерии, то может быть целесообразно обратиться к внешнему специалисту;
• если ваша компания находится в стадии активного роста и нуждается в дополнительной поддержке в области бухгалтерии, аутсорс может предоставить необходимую гибкость и экономию ресурсов;
• бухгалтерия связана с множеством правил, налоговых норм и требований, которые постоянно меняются. Если ваша компания испытывает сложности с соблюдением требований и налогового учета, аутсорс может быть полезным для обеспечения соответствия законодательству;
• аутсорс бухгалтерии может помочь снизить затраты на наем персонала, обучение, оборудование и программное обеспечение. Внешние поставщики могут предлагать гибкие пакеты функций, которые могут быть более экономичными для компании;
• сосредоточение на основной деятельности: если вам важно сосредоточиться на своих основных бизнес-задачах и не тратить время и ресурсы на административные и другие задачи, аутсорс может позволить вам освободить время для более стратегических и приоритетных задач.

Знакомы какие-то из этих пунктов? Значит вашей компании нужен аутсорс бухгалтерии. Рекомендуется провести детальный анализ ситуации и внимательно рассмотреть все плюсы и минусы перед принятием решения.

В чем плюсы бухгалтерского аутсорсинга?

Передача функций бухгалтерии на аутсорс может быть выгодна для компании по следующим причинам:

• это экономит ресурсы и время. Освобождает компанию от необходимости создания и поддержания собственного бух. отдела. Это позволяет сосредоточиться на стратегических задачах и сэкономить время, деньги и ресурсы, которые можно направить на развитие бизнеса;
• они получат доступ к квалифицированным кадрам. Внешний провайдер обычно специализируется в сфере бухгалтерии и имеет большой опыт работы с различными отраслями. Это обеспечивает высокий профессионализм и качество предоставляемых функций, а также гарантирует соблюдение актуальных законодательств и регуляций;
• компания сможет использовать современные технологии и программное обеспечение. Многие внешние поставщики обладают доступом к современным технологиям и программному обеспечению, которые обеспечивают эффективность и автоматизацию бух. процессов. Это поможет повысить точность работы и сократить время на выполнение задач;
• аутсорс позволяет компании гибко настраивать объем функций в зависимости от текущих потребностей и объема работы. Это особенно актуально для компаний с сезонной активностью или изменяющимся объемом операций;
• внешний провайдер несет ответственность за качество и своевременность предоставляемых услуг. Это позволяет снизить риски ошибок, задержек и штрафных санкций;
• при передаче бух. функций на аутсорс компания может быть уверена в защите конфиденциальной информации и данных клиентов. Внешний провайдер обычно применяет соответствующие меры безопасности и строгие протоколы для защиты данных.

Какие есть недостатки?

Несмотря на ряд преимуществ, есть также некоторые особенности, о которых стоит знать. Кто-то сочтет их недостатками, а кто-то не увидит в этом критики.

Нанимая аутсорсинг бухгалтерии, вы можете:

• потерять контроль. Когда функции передаются внешнему исполнителю, компания теряет определенную степень контроля над своими финансовыми данными и процессами. Некоторым компаниям это может быть неприемлемо, особенно если нарушение конфиденциальности и безопасности данных является критическим моментом;
• рисковать потерей важных данных. Аутсорсеры требуют регулярного обмена информацией с компанией, чтобы иметь актуализированные данные. Если обмен информацией не структурирован и не организован правильно, это может вызвать задержки и путаницу в обработке данных;
• доверить работу людям, которые не знают деталей о компании. Внешний администратор часто работает с несколькими клиентами одновременно, поэтому может быть сложно для него полностью понять особенности и требования конкретной компании. Это может привести к неправильному учету и ошибкам в финансовых операциях;
• сделать бизнес менее гибким. При использовании внешнего аутсорсинга компания может столкнуться с ограничениями по гибкости в адаптации процессов бухгалтерии под свои потребности. Внешний исполнитель может выполнять только предопределенный набор услуг, что ограничивает возможности компании;
• зависеть от внешнего исполнителя. Когда компания полностью полагается на внешнего исполнителя бухгалтерии, она становится зависимой от его работы и надежности. Если внешний аутсорсер несет ошибки или невыполнение работы, это может негативно сказаться на финансовых операциях компании.

При принятии решения о аутсорсе компания должна учитывать эти недостатки и оценить, насколько они могут повлиять на ее бизнес-процессы и потребности. Но стоит помнить, что при правильном выборе поставщика услуг подобные нюансы не возникнут.

Каким компаниям нужен аутсорсинг бухгалтерии?

Аутсорсинг бухгалтерии будет полезен:

• малому и среднему бизнесу. Он позволит значительно сократить расходы на наем персонала и создание отдельного отдела бухгалтерии. Вместо этого, отдел бухгалтерии может быть полностью переложен на внешнего поставщика услуг, что позволит бизнесу сосредоточиться на своих основных задачах и снизить количество административных задач;
• стартапам. Аутсорс бухгалтерии становится важным для стартапов, которые обычно имеют ограниченные ресурсы и необходимость в управлении бухгалтерией, но не могут себе позволить нанимать полноценного бухгалтера или финансового аналитика;
• компаниям с ограниченным бюджетом. Внешний аутсорсер может предложить гибкие платежные условия, которые могут подходить компаниям с ограниченным бюджетом. Это означает, что компания может распределять затраты в соответствии со своими потребностями и финансовыми возможностями;
• компаниям, которые нуждаются в экспертном совете. Внешняя компания-аутсорсер часто обладает опытом и знаниями в области бухгалтерии и финансов. Это может быть особенно полезным для компаний, которые нуждаются в экспертной помощи и советах по управлению финансами и налогообложению;
• компаниям, которые отвлекаются на непрофильные задачи вместо того, чтобы заниматься стратегически важными.

В конечном счете, аутсорс бухгалтерии может подходить любой компании или предпринимателю, которым требуется поддержка в бухгалтерских задачах или кто хочет улучшить эффективность и экономию своего бизнеса.

Как оплачиваются услуги бухгалтерского аутсорсинга?

Оплата может производиться различными способами, в зависимости от договоренностей между компанией-клиентом и бухгалтерской фирмой. Вот несколько возможных вариантов оплаты:

1. Фиксированная ежемесячная плата: клиент и фирма заключают договор, в котором указывается фиксированная сумма, которую клиент будет платить каждый месяц за предоставление бухгалтерских услуг. В этом случае, независимо от количества работы, клиент будет платить одну и ту же сумму;
2. По часовой ставке: клиент оплачивает функции фирмы в зависимости от количества часов, потраченных на выполнение работ. В этом случае, фирма может предоставить детализацию по часам, потраченным на каждую конкретную задачу, а клиент оплачивает их в соответствии с установленной ставкой;
3. Плата за каждую конкретную услугу: вместо оплаты почасово или ежемесячно, клиент может платить только за те конкретные функции, которые он заказывает у бухгалтерской фирмы. В этом случае, каждая услуга будет иметь свою цену, и клиент платит только за необходимые услуги;
4. Гибкая система оплаты, обговаривается в индивидуальном порядке между заказчиком и поставщиком услуг.

Как нанять аутсорсинг бухгалтерии?

Чтобы нанять бухгалтерский аутсорс, следуйте следующим шагам:

1. Оцените свои потребности. Определите, какие конкретные задачи вы хотите передать. Это может быть ведение бухгалтерского учета, подготовка и сдача отчетности, расчет налогов, обработка платежей и т.д. Понимание своих потребностей поможет вам выбрать подходящую фирму;
2. Проанализируйте рынок. Проведите исследование рынка и найдите несколько бухгалтерских фирм, предлагающих услуги аутсорсинга. Изучите их сайты, ознакомьтесь с отзывами клиентов и рейтингами. Также можно обратиться к рекомендациям коллег, партнеров или бизнес-ассоциаций;
3. Проверьте соответствие требованиям. Убедитесь, что выбранные фирмы соответствуют вашим требованиям. Проверьте их опыт работы, квалификацию и репутацию. Узнайте, какие сертификаты и лицензии они имеют, и их подход к безопасности данных;
4. Сравните предложения и цены различных компаний. Уделите внимание тому, что включено в стоимость услуг и какие дополнительные услуги могут быть оплачены отдельно;
5. Заключите договор. После выбора фирмы и установления условий сотрудничества, заключите письменный договор. Убедитесь, что все ваши требования и обязательства фирмы отражены в договоре;
6. Подготовьте и передайте необходимую документацию бухгалтерской фирме. Сюда входят финансовые отчеты, банковская информация, данные о клиентах и поставщиках, платежные документы и другие релевантные документы;
7. Договоритесь о форме коммуникации и контроля. Определите, как будете обмениваться информацией, задавать вопросы и получать обратную связь.

Важно помнить, что каждый бизнес уникален, поэтому выбор бухгалтерской фирмы должен быть основан на ваших индивидуальных потребностях и целях.

Решения для бизнеса:

Аутстаффинг персонала