Кадровый аутсорсинг

Успешный бизнес уже давно приспособился привлекать сторонние компании и контрагентов решения определенных задач. В России есть такое понятие аутсорсинг, благодаря которому предприниматель может снять с себя ряд непрофильных обязанностей кадрового учета и делопроизводства, передать их в ведомство специализированного предприятия.

Чаще всего на аутсорс привлекают персонал для разовых или периодических, разноплановых задач. В этой статье мы рассмотрим самое понятие аутсорсинга персонала и более конкретно - одно из его направлений, кадровый аутсорсинг.

Что такое кадровый аутсорсинг?

Может быть разных типов, в зависимости от того, какая функция компании передается стороннему исполнителю. Ниже приведены наиболее распространенные виды аутсорса персонала:

• Аутсорс рекрутинга - сторонняя компания занимается подбором специалистов для компании-клиента;
• Аутсорс управления персоналом - это когда сторонняя компания берет на себя выполнение заказов, связанных с управлением персоналом (например, кадровый учет, составление графиков работы, отпусков и т.д.);
• Аутсорс трудоустройства - компания-аутсорсер принимает на работу сотрудника и затем направляет его работать в компанию-клиента;
• Аутсорс обучения - сторонняя компания занимается обучением работников компании-клиента;
• Аутсорс бухгалтерии и финансов - сторонняя компания берет на себя ведение кадрового документооборота и функции по бухгалтерскому учету и финансовому анализу для компании-клиента;
• Аутсорс IT-поддержки - сторонняя компания занимается поддержкой и сопровождением IT-инфраструктуры компании-клиента.

Аутсорсинг кадров - что это?

Услуги аутсорсинга кадрового делопроизводства - это процесс передачи функций по управлению персоналом компании на стороннюю организацию, которая специализируется на оказании услуг в области управления персоналом.

Какие функции передают на аутсорсинг кадрового делопроизводства?

• Рекрутинг сотрудников. Кадровые аутсорсеры проводят отбор кандидатов, сокращая время и затраты на кадровое делопроизводство, поиск подходящих кандидатов;
• Обучение и развитие. Разрабатывают и проводят обучение для улучшения навыков текущих сотрудников, а также повышения их профессиональной квалификации;
• Управление персоналом. Выполняют функции по управлению персоналом, включая ведение кадрового документооборота, составление графиков работы, контроль над рабочим временем и учетом отпусков;
• Административная поддержка. Выполняют расчеты заработной платы, а также выполнять другие административные задачи, связанные с управлением персоналом;
• Разработка и внедрение систем оплаты труда;
• Советы по HR-стратегии. Могут помочь компании разработать и реализовать эффективную HR-стратегию, обеспечивающую гармоничное соотношение между бизнес-целями компании и потребностями ее персонала.

Когда кадровый аутсорсинг будет полезен?

Он выручит в случае, когда компания:

• не имеет достаточных ресурсов для поддержания полноценного отдела кадров для ведения делопроизводства;
• нуждается в быстром и эффективном найме новых сотрудников;
• нуждается в экспертной помощи в области управления персоналом;
• хочет сосредоточиться на своей основной деятельности и усилении бизнеса, а не на управлении персоналом;
• хочет сократить затраты на управление персоналом и снизить риски связанные с нарушением трудового законодательства;
• хочет на короткий срок увеличить производительность, но нет возможности найма новых работников;
• недостаточно знакома с законодательством, регулирующим кадровую работу, и не может позволить себе наличие собственного штата;
• должна провести реструктуризацию бизнеса, в результате которой необходимо уволить большое количество сотрудников;
• не имеет достаточного опыта в подборе и обучении персонала;
• не имеет возможности предоставить работникам все необходимые условия работы, включая социальные льготы и медицинское страхование.

В целом, услуги аутсорса персонала и кадрового делопроизводства могут быть полезны в ситуациях, когда компании нужно быстро решить проблему с персоналом или оптимизировать свои кадровые процессы. А еще при аутсорсе услуга может выручить малый бизнес, ведь на таком предприятии работы для кадрового работника, скорее всего, будет немного, и сотрудник будет “простаивать”.

Преимущества делопроизводства на аутсорсинге

• Экономия времени и ресурсов компании на управление персоналом;
• Быстрый и эффективный найм новых сотрудников;
• Экспертная помощь в области управления персоналом;
• Снижение рисков, связанных с нарушением трудового законодательства.
• Экономия денежных средств на содержание отдела кадров и найм персонала;
• Повышение качества кадровой работы и снижение рисков благодаря использованию услуг профессиональных кадровых агентств;
• Возможность сосредоточиться на ключевых, стратегических задачах бизнеса.

Кадровый аутсорсинг экономит время и средства, а еще дает гарантии отлично выполненной работы, на высшем уровне.

Недостатки

• Потеря контроля над процессами управления персоналом;
• Риск несоблюдения конфиденциальности информации о сотрудниках. Чтобы избежать такой ситуации, необходимо четко в договоре прописать ответственность за разглашение информации, и работать только с проверенными компаниями;
• Необходимость поиска надежного и квалифицированного провайдера услуг;
• Необходимость адаптации новых сотрудников к корпоративной культуре компании;
• Возможность возникновения конфликтов между аутсорсинговой компанией и сотрудниками, которые могут негативно сказаться на репутации основной компании.

Насколько критичны эти пункты и перекрывают ли они выгоды от работы с аутсорсом кадров - решать вам. Такой вид услуги значительно упрощает ведение бизнеса, если подойти к нему со всей серьезностью и грамотно выбрать провайдера услуг.

Как выбрать компанию по ведению кадрового аутсорсинга?

Ведение кадрового аутсорсинга следует поручать лицам, которые имеют достаточный опыт и знания в области кадрового учета и управления персоналом. 

Обычно аутсорсер — это специализированное агентство или компания, которая предоставляет услуги по найму и управлению персоналом. 

При выборе кадрового аутсорсера, необходимо обращать внимание на следующие критерии:

• У агентства есть лицензия на на ведение кадрового документооборота и управления персоналом;
• Имеются рекомендации от других компаний;
• Есть опыт работы и квалификация специалистов аутсорсинговой компании;
• Компания владеет современными системами учета и отчетности, которые позволяют обеспечивать контроль кадровых процессов и оперативно реагировать на изменения в законодательстве;
• Стоимость услуг аутсорсера соответствует качеству их выполнения.

Важно помнить, что кадровый аутсорсинг — это довольно ответственный процесс, поэтому при выборе аутсорсера необходимо подходить к этому вопросу со всей серьезностью и осознанием своих потребностей и возможностей.

Как законодательно регулируется кадровый аутсорсинг?

Относительно правового регулирования этой услуги, в разных странах могут быть различные законы и требования, которые необходимо соблюдать. 

Кадровый аутсорсинг должен соответствовать требованиям Трудового кодекса Российской Федерации, закона "О защите прав потребителей услуг", "О трудовых договорах" и другим законам, регулирующим трудовые отношения, защиту прав и свобод работников и работодателей. Кроме того, необходимо учитывать требования к защите персональных данных сотрудников, которые могут быть переданы аутсорсинговой компании.

Также кадровый аутсорсинг в России регламентируется "Положением о порядке использования труда временных сотрудников и (или) работников организаций, осуществляющих деятельность в области трудового права и социального обеспечения" от 20 июля 2012 года. Этот документ закрепляет права и обязанности аутсорсеров и организаций, использующих услуги кадровых агентств и фирм. Он также определяет порядок найма временных работников и их трудоустройства, платежей, социального и медицинского страхования, а также ответственности за нарушения в сфере кадровых услуг.

Какие есть риски у аутсорсинга делопроизводства?

• Качество. Риск заключается в том, что аутсорсинговая компания может не соответствовать ожиданиям и требованиям заказчика по качеству услуг;
• Данные и конфиденциальность. Сотрудничество с кадровым аутсорсером может представлять риск потери конфиденциальных данных о сотрудниках или организации в целом;
• Работа с персоналом. Риск заключается в том, что аутсорсер не сможет привлечь и удержать лучших кандидатов, что может отразиться на работе организации;
• Ответственность. Есть возможность возникновения споров и проблем с юридической ответственностью в случае, если аутсорсер нарушает правила, не проходит аудит, допускает ошибки и т.д.;
• Стоимость услуг на аутсорсинге может оказаться значительно выше, чем внутренние затраты на управление персоналом;
• Управление. Компания может потерять контроль над работой и процессами управления персоналом, когда они перенесены на кадрового аутсорсера;
• Коммуникация. Сотрудничество с кадровым аутсорсером может привести к проблемам в коммуникации между аутсорсером и заказчиком, что может привести к задержкам и несоответствию ожиданиям.

Компании, которые намерены работать с кадровым аутсорсингом, должны помнить о рисках, связанных с этим процессом, и предпринимать меры для снижения вероятности возникновения таких рисков. Для этого необходимо внимательно проверить партнера, изучив его опыт и репутацию, а также заключить договор с четкими условиями и соглашением о конфиденциальности данных.

Как найти компанию по аутсорсингу кадров и делопроизводства?

Существует несколько способов:

1. Поиск в Интернете: Вы можете использовать поисковые системы, такие как Google. Введите ключевые слова, такие как "кадровый аутсорсинг", "управление персоналом", "HR-аутсорсинг" и т.д. и получите список релевантных компаний;
2. Социальные сети: Воспользуйтесь социальными сетями, такими как LinkedIn, для поиска компаний, предоставляющих услуги. Вы можете использовать фильтры поиска, чтобы найти компании в вашем регионе или с нужной специализацией;
3. Рекомендации: спросите у своих знакомых и бизнес-партнеров, с кем они работали в области кадровых вопросов, и запросите рекомендации;
4. Отраслевые мероприятия: посетите отраслевые конференции, выставки и мероприятия, связанные с управлением персоналом. На этих мероприятиях можно получить информацию о компаниях, предоставляющих услуги и сравнить их предложения;
5. Каталоги предприятий: посмотрите каталоги предприятий в вашем регионе, в которых компании лишают свои контактные данные. Каталог предприятий можно найти в Интернете или в ближайшей библиотеке.

Кадровый аутсорсинг - современная услуга для тех, кто смотрит вперед и расширяет горизонты. Нет смысла вести бизнес убыточно или создавать себе лишние статьи для трат. Заключите договор с кадровым аутсорсингом, и вы освободите себя от огромного пласта работ.

Аутстаффинг персонала