Как выбрать аутсорсинговую компанию и грамотно заключить договор

17 октября 2023

Аутсорсинг - это передача определенных функций или процессов компании на выполнение другой компании или организации, специализирующейся в данной области.

Основная цель аутсорсинга - это увеличение эффективности и экономической выгоды за счет использования опыта и ресурсов других компаний. Примерами аутсорсинга могут быть такие услуги, как бухгалтерия, маркетинг, ИТ-поддержка, кадровое делопроизводство и т.д.

Какие услуги отдают на аутсорсинг?

На аутсорсинг могут быть переданы различные услуги, включая:

IT-услуги (разработка программного обеспечения, техническая поддержка, обслуживание серверов и сетей);
Бухгалтерские и финансовые услуги (аудит, ведение бухучета, налоговая документация);
Маркетинговые и рекламные услуги (разработка стратегии маркетинга, продвижение бренда, управление рекламными кампаниями);
Юридические услуги (консультации по правовым вопросам, подготовка договоров и документации);
Управление проектами и консалтинг;
Аналитические и исследовательские услуги;
Административные услуги (работа с документами, организация встреч и переговоров, управление офисом);
Кадровые и HR-услуги (подбор персонала, обучение и развитие сотрудников, управление персоналом);
Услуги по дизайну, верстке сайтов, продвижению в соцсетях;
Обработку данных и аутсорсинг бэк-офисных процессов.

Какому бизнесу нужен аутсорсинг?

Аутсорсинг может быть полезен для любого бизнеса независимо от его размера и отрасли. Однако, особенно актуальным он является для малых и средних предприятий, у которых нет необходимых средств для создания собственных отделов по различным направлениям.

Также аутсорсинг может быть полезен для крупных компаний, которые хотят сосредоточиться на своей основной деятельности и делегировать специалистам другой организации некоторые функции.

Что нужно для работы с подрядчиком на аутсорсе?

Для работы с подрядчиком на аутсорсе необходимо:

Определить задачи, которые будут переданы на аутсорсинг;
Выбрать подходящего подрядчика, который специализируется на этих задачах и имеет соответствующий опыт и квалификацию;
Установить четкие требования и ожидания от работы подрядчика;
Заключить договор, в котором будут определены условия работы, стоимость, сроки выполнения задач;
Обеспечить доступ к требуемым ресурсам и информации для выполнения задач;
Установить систему контроля и отчетности, чтобы следить за прогрессом работы подрядчика и своевременно реагировать на возможные трудности;
Придерживаться открытой коммуникации с подрядчиком и регулярно обсуждать прогресс работы и возможные улучшения.

Как выбрать надежную аутсорсинговую компанию?

Решите, какие у вас есть требования и потребности к компании-аутстафферу. Вы должны точно понимать, какие задачи вы хотите передать на аутсорсинг, какие требования вы предъявляете к исполнителю и какие результаты вы ожидаете получить;
Исследуйте рынок. Посмотрите наличие аутсорсинговых компаний в вашей отрасли, ознакомьтесь с их портфолио, рейтингами и отзывами клиентов;
Проверьте опыт и квалификацию. Убедитесь, что компания имеет достаточный опыт и квалификацию для выполнения ваших задач;
Обратите внимание на коммуникацию и поддержку. Важно, чтобы аутсорсинговая компания была доступна для общения и готова предоставить поддержку в любое время;
Оцените стоимость. Стоимость услуг должна быть разумной и соответствовать качеству;
Заключайте договор. Не забывайте подписывать договор на оказание услуг, ведь он защитит вас и ваш бизнес в случае возникновения спорных ситуаций.

Как правильно заключить договор на аутсорсинг?

Обговорите все условия совместной работы. В договоре должны быть четко прописаны все нюансы сотрудничества, в том числе объем работ, временные сроки выполнения и стоимость;
Уточните ответственность сторон. В договоре необходимо прописать ответственность каждой стороны за выполнение своих обязательств;
Установите механизм контроля качества. Важно установить механизм контроля качества работы аутсорсинговой компании, чтобы гарантировать, что вы получите качественные результаты;
Убедитесь в конфиденциальности. В договоре должны быть прописаны меры по защите конфиденциальной информации клиента;
Обратите внимание на условия расторжения договора. Необходимо прописать условия расторжения договора, чтобы избежать нежелательных последствий при его прекращении;
Обязательно подписывайте договор. Подписание договора является обязательным шагом для обеспечения юридической защиты вашего бизнеса и предотвращения возможных спорных ситуаций в будущем.

Что обязательно должно быть указано в договоре?

Все услуги, которые будет предоставлять аутстаффер;
Сроки выполнения работ и график работы;
Стоимость услуг и порядок выплат;
Условия проверки на качество работ и возможные штрафы за несоблюдение сроков;
Конфиденциальность и защита данных клиента;
Условия расторжения договора и возврата денежных средств;
Права и обязанности сторон;
Порядок разрешения претензий и споров;
Подписи сторон и дата заключения договора;
Приложения к договору, если они есть, например, техническое задание на проект или дополнительные условия сотрудничества.

Что должно насторожить?

При заключении договора на аутсорсинг следует насторожиться и обратить внимание на следующие моменты:

Сроки и гарантии выполнения работ: нужно убедиться, что в письменной форме прописаны четкие сроки выполнения работ, а также установлены способы обеспечения и контроля их выполнения;
Конфиденциальность и защита данных: аутсорсер должен гарантировать конфиденциальность и безопасность предоставленной ему информации. В договоре следует прописать меры, предусмотренные для защиты данных и ответственность сторон за их утечку или несанкционированный доступ;
Процедуры управления рисками: аутсорсер должен иметь четко определенные процедуры управления рисками, которые могут возникнуть в процессе реализации работ. Они должны быть зафиксированы в договоре, включая ответственность сторон за принятие мер по предотвращению и устранению рисков;
Процедуры разрешения споров: важно иметь механизм разрешения возможных споров между заказчиком и аутсорсером.

Какие плюсы у аутсорсинга?

Преимущества аутсорсинга включают:

Снижение затрат и операционных расходов, поскольку компании не нужно нанимать дополнительных сотрудников, поддерживать офисное пространство или обеспечивать оборудование и программное обеспечение для выполнения конкретной задачи;
Фокус на ключевых задачах: делегирование рутинных и не стратегических задач третьему поставщику услуг позволяет компании сосредоточиться на своих основных обязанностях и выстраивания глобальной стратегии в бизнесе;
Доступ к опыту и уникальным знаниям: аутсорсинг позволяет компаниям получить доступ к опыту и знаниям специалистов, которые разбираются в определенных областях и бизнес-процессах. И к новейшим технологиям, порой недоступным внутри компании. Это позволяет компании улучшить качество и эффективность своей работы;
Повышение эффективности. Аутсорсинг позволяет выполнять задачи более эффективно и в срок благодаря использованию экспертов в соответствующих областях;
Гибкость и масштабируемость. Компании могут легко масштабировать свою операцию, увеличивая или уменьшая количество задач, делегируемых на аутсорсинг, в соответствии с потребностями.

Также с использованием аутсорсинга вы сможете улучшить качество продукции или услуг, уменьшить время на реализацию задач, охватить большую географию, снизить риски и ответственность компании, оптимизировать бизнес-процессы и усилить позиции предприятия на рынке.

Однако аутсорсинг также имеет свои нюансы и риски, например, потерю контроля над процессами, проблемы с конфиденциальностью данных и зависимость от внешних поставщиков. Поэтому каждая компания должна оценивать свои уникальные потребности и риски перед принятием решения об аутсорсинге.

Решения для бизнеса

Аутсорсинг персонала

Аутстаффинг персонала