Аутсорсинг бизнес процессов

Аутсорсинг бизнес-процессов – это передача определенных функций и задач компании или организации третьей стороне или специализированной фирме. Эта практика используется для улучшения эффективности и сокращения затрат. 

Аутсорсинг может включать в себя передачу таких функций, как IT-разработка, бухгалтерия, кадровое делопроизводство, маркетинг или обслуживание клиентов третьим компаниям или подразделениям, которые находятся за пределами организации. Использование такой услуги позволяет компаниям сфокусироваться на основной деятельности и повысить свою конкурентоспособность.

Передача бизнес-процессов на аутсорсинг

Руководитель бизнес может делегировать аутсорсинговой компании:

• HR-функции: найм, обучение, контроль производительности, административная поддержка HR;
• бухгалтерию и финансовое управление: ведение бухгалтерии, составление отчетности, налоговое планирование, финансовый анализ;
• разработку маркетинговой стратегии, организацию и анализ рекламных кампаний, размещение контента в социальных сетях;
• информационные технологии: менеджмент IT-инфраструктуры, обеспечение безопасности данных, разработку ПО, его поддержку;
• обслуживание клиентов: ответы на запросы, обработку заказов, техническую поддержку;
• логистику и снабжение: управление поставками, складское хозяйство, логистический анализ;
• контроль качества продукции или услуг, аудит процессов, сертификацию;
• административную поддержку: обработку документации, управление офисом, организацию встреч и мероприятий.

Возможности аутсорсинга бизнес-процессов зависят от конкретных потребностей и целей компании. Как правило, компании озвучивают список задач, который хотят передать на аутсорсинг, оговаривают объемы с подрядчиком и согласовывают их.

В чем плюсы аутсорсинга БП?

• Снижение затрат на персонал, обучение, аренду офиса, оборудование и технологии;
• Повышение фокуса на основной деятельности: передача определенных функций третьим сторонам позволяет компаниям сфокусироваться на своем основном бизнесе и стратегически важных задачах;
• Доступ к экспертизе и ценным ресурсам, сотрудникам с высокой квалификацией и опытом в нужной области, что повышает эффективность выполнения задач и качество работ;
• Возможность сделать бизнес гибким и быстро масштабировать бизнес-процессы в зависимости от потребностей компании;
• Минимизация рисков: аутсорсинг позволяет снизить риски, связанные с дополнительными затратами, недостаточной компетенцией или неправильным управлением определенных процессов, так как эти задачи выполняются профессионалами;
• Ускоренная реализация проектов: наличие опытных и специализированных команд позволяет добиться быстрой реализации проектов и достичь поставленных целей в сжатые сроки;
• Оптимизация бизнес-процессов за счет свежего взгляда со стороны. Руководство аутсорсинговой компании сможет предложить новые идеи для повышения эффективности работы компании.

Кроме того, не требуется искать подрядчика под каждый тип задач. Сотрудничая с аутсорсинговой компанией, вы один раз выбираете контрагента и передаете ему все бизнес-процессы, которые необходимо.

Как происходит передача бизнес-процессов на аутсорсинг?

Она проходит в несколько этапов:

• Определяются потребности. Компания определяет, какие процессы она хочет аутсорсить и какие результаты она ожидает от этого;
• Находят подрядчика на сайтах вакансий, в специализированных чатах и не только;
• Оценивают его опыт, экспертизу в данной области, репутацию, качество услуг, цены и другие факторы;
• Разрабатывают договор с учетом требований и условий к предоставлению услуг, сроки, цены и другие важные аспекты сотрудничества;
• Фиксируют полный список задач и функций, которые нужно аутсорсить;
• Контролируют выполнение задач, получая отчеты от аутсорсинговой компании, либо обсуждая результаты на встречах по согласованным KPI. При этом постоянный контроль не требуется, его осуществляют менеджеры аутсорсинговой компании. При этом с заказчиком определяют временные промежутки, в которые он будет получать отчет о проделанной работе.

Важно отметить, что успешный аутсорсинг бизнес-процессов требует постоянной коммуникации между заказчиком и исполнителем, поэтому так важно обговорить все условия работы “на берегу”. 

Какие есть типы аутсорсинга бизнес-процессов?

Существуют различные типы услуг в области аутсорсинга бизнес-процессов (BPO), которые компании могут передавать третьим сторонам. Некоторые из типов BPO услуг включают в себя:

• Захват данных (Data Entry): ввод данных из различных источников в электронную форму. Это может включать ввод текста, цифр, аудио или видео-файлов;
• контактные центры (Contact Centers): обработка входящих и исходящих звонков, обработка электронной почты, общение с клиентами для решения их вопросов, предоставление информации или оказание поддержки;
• управление клиентскими отношениями (Customer Relationship Management - CRM): сбор и анализ данных о клиентах, управление клиентской БД, обработка заявок на обратный звонок, поддержка клиентов и т. д.;
• бухгалтерия и финансовая отчетность: работа с финансовыми данными, создание и анализ финансовой отчетности, обработка платежей, управление счетами и др.;
• кадровые функции и управление персоналом: обработка кадровых данных, рекрутинг, администрирование персонала, создание и использование зарплатных систем и других HR-процессов;
• управление закупками (Procurement): сбор информации о поставщиках, обработка заказов, контроль поставок и инвентаризация, анализ рынка и согласование сделок;
• ИТ-поддержка и обслуживание: обслуживание компьютеров, техническая поддержка пользователей, управление и обновление программного обеспечения, удаленное администрирование сети и др.;
• маркетинговые исследования: проведение опросов, анализ данных, рынка и конкурентной среды, разработка маркетинговых стратегий;
• логистика и цепи поставок (Supply Chain Management): управление инвентарем, логистическое планирование, обработка заказов и их отслеживание;
• разработка личного ПО: создание пользовательских программ, веб-приложений, мобильных приложений и других IT-решений.

Это только некоторые из типов BPO услуг. 

Рассмотрим подробнее некоторые распространенные типы аутсорсинга бизнес-процессов.

Финансовый аутсорсинг 

Финансовый аутсорсинг включает передачу финансовых операций и задач третьей стороне. В него могут входить:

• бухгалтерское обслуживание: ведение бухгалтерского учета, составление отчетности, налоговые расчеты и платежи;
• финансовый анализ: выполнение анализа бухгалтерской и финансовой информации для принятия решений в компании;
• кредиторская и дебиторская задолженность: управление и контроль за кредиторами и дебиторами, включая выставление счетов, управление платежами и сбор задолженностей;
• управление кассовыми потоками: прогнозирование и управление денежными потоками компании;
• финансовое планирование и бюджетирование: разработка финансовых планов и бюджетов, контроль за их выполнением;
• аутсорсинг зарплатного процесса: обработка зарплаты сотрудников, расчет налогов и взносов в соответствии с законодательством;
• управление налоговыми вопросами: подготовка и своевременная подача налоговой отчетности, консультирование по налоговым вопросам;
• финансовая аналитика и моделирование: анализ финансовых данных, разработка моделей и сценариев для принятия решений;
• консультационные услуги: предоставление советов и рекомендаций по финансовым вопросам, в том числе по улучшению бизнес-процессов и оптимизации затрат;
• аутсорсинг финансового аудита: выполнение финансовой проверки и аудита компании сторонними специалистами.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства включает в себя передачу обязанностей и функций по управлению персоналом компании на сторонних поставщиков услуг. В него может входить:

• оформление и учет сотрудников: ведение документации и оформление необходимых документов для принятия новых сотрудников, включая трудовые договоры, заказы на прием на работу, приказы о расторжении трудовых договоров и т.д.;
• ведение кадрового учета: регистрация и обновление персональных данных сотрудников, поддержание и контроль актуальности кадровых досье сотрудников, обработка и учет персональной информации;
• расчет заработной платы и начисление налогов: расчет заработной платы, учет рабочего времени, начисление налогов и обязательных страховых взносов, составление и выдача расчетных листков и налоговых уведомлений;
• администрирование персонала: организация и координация работы сотрудников, выдача и обработка документов, связанных с отпуском, больничными, командировками и другими административными процедурами;
• подготовка отчетности и статистики: подготовка и предоставление отчетов и статистики, связанных с персоналом, работой сотрудников, процессами найма и увольнения, а также другой сводной и аналитической информации;
• соблюдение нормативных требований и законодательства: обеспечение соответствия кадровых процессов и документации требованиям законодательства и нормативных актов, включая учет трудовых отношений и обязательств по социальному страхованию;
• управление процессами найма и увольнения: подготовка и публикация вакансий, сбор и обработка заявок, собеседования и отбор кандидатов, оформление приема и ухода сотрудников.

IT-аутсорсинг

IT-аутсорсинг включает в себя передачу задач и функций в области информационных технологий третьей стороне или компании-поставщику услуг. В общем, в IT-аутсорсинг входят следующие элементы:

• разработка и поддержка программного обеспечения: включает разработку, тестирование и поддержку программного обеспечения, включая создание новых приложений, обновление и исправление ошибок в существующих программных продуктах;
• управление компьютерной инфраструктурой: включает поддержку, обслуживание и управление компьютерными системами, включая серверы, сети, базы данных и другое оборудование;
• хостинг и облачные услуги: включает предоставление места для хранения данных и обработки информации на удаленных серверах, а также услуги облачных сервисов для хранения, обмена и обработки данных;
• техническая поддержка и обслуживание пользователей: включает предоставление помощи пользователям в решении проблем с программным и аппаратным обеспечением, настройку и обновление ПО и оборудования, а также предоставление консультаций по IT-вопросам;
• кибербезопасность: включает предоставление услуг по защите информации и предотвращению кибератак, включая мониторинг уязвимостей, установку и настройку средств защиты, обучение сотрудников и т.д.;
• аналитика данных и бизнес-интеллект: включает анализ данных и предоставление отчетов для помощи в принятии бизнес-решений, планировании и оптимизации бизнес-процессов.

Аутсорсинг логистики

В аутсорсинг логистики могут входить следующие услуги и задачи:

• управление складскими операциями: прием, отгрузка, хранение, инвентаризация, учет товаров и материалов;
• организация транспортных перевозок: планирование маршрутов, заказ и отслеживание грузоперевозок, обработка документации;
• управление инвентарными запасами: определение оптимального уровня запасов, прогнозирование потребностей, управление циклом поставок;
• управление оптимизацией логистических операций: снижение затрат на хранение и транспортировку, улучшение эффективности доставки, сокращение времени доставки товаров;
• управление обратными логистическими процессами: обработка возвратов товаров, переработка и утилизация отходов, обслуживание гарантийных случаев;
• технологическое сопровождение: внедрение и поддержка систем управления логистикой, разработка информационных решений и программного обеспечения;
• сервисные услуги: обеспечение своевременной информации о состоянии груза, консультации и сопровождение клиентов, обеспечение высокого уровня обслуживания.

Окончательный перечень услуг обговаривается индивидуально с подрядчиком.

Каким компаниям нужен аутсорсинг бизнес процессов?

Он может быть полезен для различных компаний, независимо от их размера и отрасли. Особенно он ценен для следующих типов компаний:

• малые и средние предприятия (МСП): МСП часто сталкиваются с ограниченными бюджетами и ресурсами, поэтому аутсорсинг бизнес-процессов позволяет им получить доступ к профессиональным услугам без необходимости нанимать полный штат сотрудников;
• крупные компании: им также может потребоваться аутсорсинг бизнес-процессов для оптимизации и повышения эффективности. Он позволяет фокусироваться на основной деятельности компании, в то время как внешние поставщики услуг занимаются выполнением задач по бизнес-процессам;
• компании, оперирующие на международных рынках: если организация действует на международном уровне, аутсорсинг бизнес-процессов может помочь ей адаптироваться к различным требованиям и регулятивам в разных странах;
• компании, у которых происходят изменения в стратегических планах: в случае слияний, поглощений или реструктуризации компаний может потребоваться аутсорсинг бизнес-процессов для поддержки изменений в организации и обеспечения более гладкого перехода;
• компании с ограниченными внутренними навыками и ресурсами: некоторые бизнес-процессы и задачи могут требовать специализированных знаний и опыта, которые не являются основными компетенциями компании. Аутсорсинг позволяет получить доступ к экспертам в этих областях, не затрачивая дополнительные ресурсы на обучение и развитие внутреннего персонала.

Как выбрать хорошую аутсорсинговую компанию?

Сегодня на рынке есть большое количество компаний, которые предоставляют аутсорсинговые услуги. Чтобы не попасть на мошенников, нужно тщательно проверять репутацию, выбирать только организации, которые уже длительное время находятся на рынке, работали с крупными и проверенными компаниями, и имеют твердые и подтвержденные результаты.

Чтобы найти надежного поставщика услуг для долгосрочного сотрудничества, необходимо:

• Определить, какие задачи или проекты вы хотите передать на аутсорсинг. Сформируйте требования для подрядчика, с которым хотите работать;
• Исследуйте рынок: выясните, какие компании предлагают услуги, соответствующие вашим потребностям. Обратите внимание на репутацию компаний, их опыт работы в вашей отрасли и отзывы клиентов;
• Оцените квалификацию и опыт: проверьте квалификацию и опыт сотрудников компании, особенно тех, кто будет работать над вашим проектом. Убедитесь, что у них есть необходимые навыки и опыт для успешного выполнения задач;
• Проверьте портфолио: запросите у компании примеры работ или портфолио проектов, которые они уже выполнили. Оцените качество и результаты их предыдущих работ, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим ожиданиям;
• Обсудите с компанией, как они будут поддерживать связь с вами во время работы над проектом. Убедитесь, что вы будете иметь возможность регулярно общаться с ними и получать информацию о ходе работы;
• Оцените стоимость услуг компании и сравните ее с другими аутсорсинговыми компаниями на рынке. Убедитесь, что цена соответствует качеству работы и вашему бюджету;
• Проведите собеседование: познакомьтесь с представителями компании лично или проведите видеоконференцию, чтобы задать им вопросы и уточнить детали сотрудничества;
• Проверьте отзывы. Обратитесь к другим клиентам компании, чтобы узнать их мнение о работе этой компании;
• Подпишите договор с тем подрядчиком, который вас устроил. Убедитесь, что в договоре указаны все условия сотрудничества, включая сроки, стоимость и ожидания.

Если подойти к выбору аутсорсинговой компании со всей ответственностью, вы потратите время один раз, но найдете надежного компаньона, которому сможете доверить ряд важнейших для бизнеса задач.

Аутсорсинг освобождает ваше время, экономит средства, снижает издержки и делает процесс выполнения бизнес-процессов более упорядоченным и эффективным. Все крупные компании выбирают аутсорсинг как перспективную меру для продвижения, масштабирования и выхода на новый, более крупный рынок. Услуги аутсорсинга в итоге обойдутся предпринимателю дешевле, чем найм, содержание, обучение и обслуживание персонала в штате.

Решения для бизнеса

Аутстаффинг персонала