Аутстаффинг персонала

Содержание

Что такое аутстаффинг персонала

Аутстаффинг - процесс найма внештатного персонала через стороннюю фирму. Название этой технологии происходит от английских слов "out" (вне) и "staff" (кадры). При аутстаффинге сотрудники заключают трудовые договоры с аутстаффером - посредником, а не с самой компанией, для которой они фактически работают.

Аутстаффер берет на себя обязанности по выплате заработной платы, уплате налогов и соблюдению трудового законодательства, включая найм и увольнение сотрудников. В то же время сотрудники осуществляют свою работу для компании-заказчика.

Такой подход позволяет компании приобрести необходимых специалистов, не увеличивая свое штатное расписание, что особенно полезно для выполнения временных задач или использования УСН.

Отличия аутстаффинга от аутсорсинга

Аутстаффинг и аутсорсинг на первый взгляд схожие подходы к организации бизнес-процессов и использованию внешней рабочей силы. Но у них есть различия.

1. Аутсорсинг персонала представляет собой передачу определенных функций, процессов или задач компании третьей стороне. В случае аутсорсинга, заказчик ограничен в контроле над процессом, а также его результатами. Примерами аутсорсинга могут служить передача кадровых функций, бухгалтерии, информационных технологий на внешнее управление.
2. Аутстаффинг, с другой стороны, представляет собой модель найма, когда компания обращается в лицензированное агентство по аренде кадровых ресурсов. В этом случае предприятие сохраняет контроль над процессом работы и его результатами, несмотря на то, что сотрудники заключают трудовые договоры с агентством-аутстаффером. Заказчик может распоряжаться сотрудниками, как с собственными: давать задания, перемещать на другой участок. Примерами могут служить временное увеличение количества сотрудников для выполнения проекта, управление определенным отделом через внешнего провайдера.
3. Предмет договора. Оформление аутсорсинга происходит посредством заключения договора на оказание услуг, аутстаффинг оформляется на основе договора предоставления наемных работников (аренды персонала).
4. Услуги предоставления персонала на аутстаффинг могут оказывать только аккредитованные агентства.

Кому нужны услуги аутстаффинга

Услуга может быть полезна компаниям в зависимости от их потребностей и ситуаций.

Несколько примеров заказчиков, которым услуги могут принести значительные выгоды.

• Компаниям, работающим по проектно. Для таких организаций заказы могут поступать в большом объеме, но ресурсов не хватает. Расширение штата может быть нерациональным, а работа с фрилансерами может быть ненадежной.
• Торговые сети. Позволяет сократить расходы на кадровую работу, оперативно обеспечить себя нужным трудовым ресурсом.урсом.
• Ритейл, предприятия оказывающие услуги. Обслуживание клиентов в период акций, распродаж. Во время праздников, сезонных распродаж в магазинах возникает спрос на продавцов. Чтобы справиться с повышенным спросом покупателей, владельцы магазинов могут обратиться в аутстаффинговую компанию, в целях аренды временных продавцов на период акций, распродаж. По окончании распродаж, компания прекращает сотрудничество с внештатными сотрудниками.
• Компании, которые не работают круглый год или подвержены сезонным колебаниям спроса, могут столкнуться со сложностями в поддержании постоянного штата.
• Агро-предприятия, фермерские хозяйства. Сезонность играет важную роль. Дополнительная рабочая сила нужна в периоды посевной, уборки. Компания может арендовать требуемы кадры у агентства.
• Индивидуальные предприниматели, малый бизнес на УСН. Если у компании на упрощенной системе налогообложения не более 100 человек в штате, налоги уплачиваются по ставке 6%. Однако, если штатная численность свыше 100, ставка растет до 8%.
• Компании, нанимающие лиц с иностранным гражданством, трудовых мигрантов, могут воспользоваться аутстаффингом. Аутстафферу передается ответственность за соблюдение трудового законодательства, ведение отчетности, правильности выплат заработной платы, своевременности предоставления отчетов в миграционную службу. Таким образом, организации, решившие арендовать сотрудников, получают гарантию, законности и безопасности работы с привлечением мигрантов, снижают свои риски. Еще один вариант упростить работу с мигрантами - воспользоваться миграционным сопровождением. В данном случае сотрудники числятся в штате компании, но привлекается сторонняя организация, которая берет на себя ведение документооборота иностранцев. Такая компания берет на себя заботы по части проверки бумаг, документов, разрешений. Что выбрать - персонал на аутстаффинге или миграционное сопровождение? Решение принимают в каждом отдельном случае. Кому-то выгоднее условия первого вариант, кому-то - второго. И тот, и другой снимает большой пласт забот с работодателей.

Чаще прибегают к услугам аутстаффинга сотрудников, компании, занимающиеся ремонтом, строительством, монтажом оборудования, клинингом, пищевыми производствами, торговлей. Востребован аутстаффинг гастарбайтеров на строительных площадках, в клининге, на складах и в сфере логистики.

В РФ на переводят за штат в основном трудовых мигрантов. Большим спросом у работодателей пользуется аутстаффинг разнорабочего персонала и рабочих низкой квалификации, уборщиц, строителей, водителей, сотрудников сферы обслуживания. Касаясь высококвалифицированных специалистов, популярно оформление бухгалтеров за штат.

Примеры использования аутстаффинга

1. Небольшая торговая сеть минимаркетов стремится сохранить свою возможность использовать выгодную налоговую систему - упрощенную систему налогообложения. Однако, в соответствии с законом, для применения упрощенной системы численность работников не должна превышать 100 человек. Чтобы решить эту проблему, компания решает перевести своих кладовщиков и водителей на аутстаффинг, чтобы продолжить использовать УСН.
2. В торговом центре на складах преимущественно трудятся трудовые мигранты. Однако компания не желает подвергать себя миграционным рискам. За нарушение правил найма иностранцев грозит штраф в размере нескольких сотен тысяч рублей, а также возможна приостановка деятельности. Для этого требуется отдельный бухгалтер и несколько специалистов по миграционным вопросам, что не выгодно финансово. Поэтому оформление сотрудников с иностранным гражданством передается на аутстаффинг. Таким образом, иностранные сотрудники остаются за пределами штата, что снижает нагрузку на отдел кадров, бухгалтерию, экономятся средства на содержание постоянного персонала.

Преимущества и недостатки аутстаффинга персонала

Принимая решение об аутстаффинге необходимо учесть положительные и отрицательные факторы.

Плюсы:

• Позволяет компаниям быстро и гибко адаптировать свой кадровый ресурс к изменяющимся потребностям. Они могут арендовать временных сотрудников в соответствии с текущими проектами или пиковыми нагрузками, а затем легко отказаться от них по окончании работы. Это особенно полезно для компаний, работающих в сезонных отраслях, проектно-ориентированных компаниях;
• Компании могут избежать процесса официального найма, обучения и содержании постоянного штата. Сэкономить на зарплате, социальных льготах и страховании, оплате больничных, так как аутстафф-агентство берет на себя эти расходы. Можно значительно снизить операционные затраты, улучшить финансовые показатели компании;
• Оформление иностранных граждан, исключение миграционных рисков;
• Аутстафферы обычно имеют широкую базу кандидатов на вакансии различной квалификации. Компания может быстро получить доступ к кадрам с нужными знаниями, навыками.
• Уплата налогов с зарплат, сдача отчетности, расчет и выплата отпускных, подбор персонала, ведение кадрового учета, взаимодействие, решение проблем с государственными органами ложится на аутстаффера.

Минусы:

• При работе с внешними кадрами есть потенциальный риск утечки конфиденциальной информации, компании.
• Внешние сотрудники из компании-аутстаффера могут не полностью ощущать принадлежность к организации, а также ее корпоративной культуре. Это может создавать трудности в обеспечении единого взгляда на ценности, цели, стандарты компании.
• Внештатники не имеют льгот, которые они получили бы, если бы были оформлены на постоянную работу.
• В зависимости от региона, специфики рынка, доступность агентств занятости может быть ограниченной. Это требует тщательного исследования и выбора аутстафферов с хорошей репутацией, опытом работы в нужной области.

Запрещен ли аутстаффинг в России

Нет, аутстаффинг не запрещен. Статья 56.1 Трудового кодекса регулирует практику, известную как аутстаффинг или заемный труд. Заемный труд - форма занятости, при которой работник выполняет свои обязанности с согласия основного работодателя, но под наблюдением и контролем другого лица. Трудовой кодекс содержит императивные ограничения и требования на заемный труд, для защиты интересов работников и работодателей. На данный момент услуга на предоставление персонала не запрещена с точки зрения нормативно правовых норм. Для занятия этой деятельностью требуется открытие частного агентства занятости. Это требует значительных финансовых ресурсов, опыта работы, прохождения процесса аккредитации. Если аккредитация будет отозвана, возможность подать заявление на ее восстановление появляется только через год.

Условия, когда использование аутстаффинга законно:

• Временное замещение штатного персонала в организации.
• Нахождение за штатом не дольше чем 9 месяцев.

Аккредитация аутстаффинговых агентств

Аккредитация, предоставляемая на срок 3 лет, может быть продлена, приостановлена или отозвана.

Требования для получения аккредитации:

1. Уставный капитал должен составлять не менее 1 миллиона рублей.
2. Не допустима задолженность по налогам и сборам.
3. Руководитель агентства не должен иметь судимостей за преступления против личности или в сфере экономики. Иметь высшее образование. Опыт работы в сфере трудоустройства или содействия занятости населения не менее 2 лет за последние 3 года.

Для проверки аккредитации агентства, предоставляющего услуги по аутстаффингу сотрудников, обратитесь к реестру Федеральной службы по труду и занятости. На сайте rostrud.ru вы сможете найти нужную фирму и убедиться в ее государственной аккредитации.

Условия перевода за штат на аутстаффинг

При передаче сотрудников агентство обязано получить их согласие на работу в другой организации, а в договоре использовать формулировку на предоставление труда работников. При заключении договора следует учесть субсидиарную ответственность, о которой говорит статья 341.5 ТК. Если агентство не выполняет обязательства по выплате заработной платы, сумму можно истребовать с организации, использующей заемный труд.

Ограничения по применению аутстаффинга:

• Срок найма не более чем на 9 месяцев работы;
• Запрещается внешнее заимствование кадров на время для замены бастующих сотрудников;
• Нельзя нанимать временный персонал в случае простоя производства. Простой производства представляет собой временную приостановку работы предприятия, связанную с форс-мажорными обстоятельствами либо по решению работодателя;
• Нельзя использовать временный персонал для замены штатных специалистов, отказывающихся работать в связи с нарушением работодателем требований Трудового кодекса. Привлечение вне штата запрещено в случае, когда основной персонал отказывается работать из-за нарушений со стороны работодателя в области трудовых прав;
• Запрещен найм внештатных сотрудников в качестве членов экипажей судов морского и смешанного плавания.

Нарушение этих запретов влечет административную ответственность - наложения штрафа, приостановку деятельности компании. Ограничения, изложенные в статье 18.1 ТК, служат защитой трудовых прав работников и устанавливают ясные рамки использования заемного труда.

Аутстаффинг налоговые риски

Агентства принимают на себя всю ответственность за уплату налогов за каждую выведенную за штат кадровую единицу. Сумма налоговых отчислений включается в расходы получателя услуги. При выборе агентства нужно изучить репутацию провайдеров HR-услуг, надежность.

Схема, при которой получатель услуги и ее провайдер аффилированные лица, незаконна и может вызвать интерес у налоговой службы. Налоговая инспекция может провести проверку, если обнаружит, что подрядчик-аутстаффер, заказчик имеют общих учредителей либо зарегистрированы по одному адресу.

Вывод персонала за штат – легальная технология управления кадрами, которая не является схемой уклонения от уплаты налогов. Наоборот, этот формат трудовых отношений призван оптимизировать бюджет и усовершенствовать кадровую политику компании. Налоги за каждую внештатную единицу исправно перечисляются официальным работодателем - аутстаффинговой компанией. Провайдер обязан соблюдать налоговое законодательство, а сумма налогов прописывается в договоре.

Заключать договор следует с честным и надежным провайдером HR-услуг. Многие агентства работают без достаточного опыта. Такие партнеры могут выполнять свои обязанности недобросовестно, что ведет к нарушениям трудовых и налоговых правовых норм с отрицательными последствиями для получателя услуги. Сотрудничать стоит с аутстафферами, с подтвержденным опытом управления кадрами, примерами выполненных проектов.

Как выстраивается работа через аутстаффинг

Механизм работы с аутстаффингом определяется условиями, потребностями организации.

1. Необходимо определить задачи, проекты требующие решения. Это может быть разработка программного обеспечения, веб-дизайн, маркетинговые исследования.
2. Выбор аутстаффера, соответствующего вашим требованиям. Важно провести тщательную оценку поставщика услуг. Просмотрите портфолио, проверьте рейтинги, отзывы клиентов. Проведите собеседование, проверку навыков специалистов;
3. По достижении соглашения с поставщиком услуг, заключите контракт.
4. Постоянное взаимодействие, а также четкая коммуникация с аутстаффинговым агентством важны для успешного сотрудничества;
5. Проверяйте качество работы аутстаффера, его команды.
6. В соответствии с контрактом оплачивайте услуги поставщика. Обычно это происходит через систему электронных платежей, банковский перевод;
7. Если необходимы доработки, исправления в работе, обсудите это с аутстаффером, уточните условия для их выполнения.

Успешное сотрудничество с аутстаффингом требует ясного обмена информацией, эффективной коммуникации, контроля качества. Стоит учесть возможные риски, чтобы их снизить.

Предоставление аутстаффинга:

• Клиент обращается в специализированное агентство и предоставляет информацию о необходимых вакансиях и требуемых специалистах.
• Агентство начинает поиск подходящего персонала или предлагает специалистов, которые уже есть в их штате.
• Агентство занимается оформлением необходимых документов для персонала или переоформляет уже работающих сотрудников.
• Стороны согласовывают формат контроля, расчетов и отчетности. Заказчику выставляется счет, который включает оплату услуг аутстаффера и зарплату персонала.
• После заключения договора, персонал начинает работу в компании заказчика.
• В случае возникновения спорных вопросов, аутстаффер занимается их разрешением.
• Зарплату сотрудникам выплачивает агентство.

Договор аутстаффинга персонала

Обязательные пункты соглашения аутстаффинга:

• Предмет договора;
• Права и обязанности сторон, юридическая ответственность каждого участника;
• Определение должностных обязанностей, объема работы;
• Порядок оплаты услуг, фиксированная сумма за каждую кадровую единицу;
• Порядок действий в форс-мажорной ситуации;
• Условия конфиденциальности;
• Порядок разрешения спорных ситуаций;
• Возможные причины прекращения отношений, изменения условий сотрудничества сторон;
• Приложения с данными сотрудников, иной информацией.

Ответственность за предоставленный персонал несет аутстаффер как официальный работодатель. Арендатор также обязан соблюдать определенные условия. Привлеченный сотрудник должен получать заработную плату не меньше, чем нанятые в штат кадры на аналогичных должностях. Все сотрудники должны наравне получать компенсацию за вредные условия труда, другие дополнительные выплаты. Получатель услуги также расследует все несчастные случаи, произошедшие с внештатным персоналом.

Стоимость аутстаффинга и расчеты

Особая ответственность касается расчетов с аутстаффинговым агентством. Заказчик должен своевременно производить оплату. Выплаты аутстафферу обеспечивают заработную плату. Субсидиарная ответственность подразумевает разделение вины за невыплату зарплаты между аутстаффером и компанией.

• местонахождения заказчика;
• квалификации персонала;
• объема работ и срок проекта.

Развитие аутстаффинга в России

Предоставление персонала на аутстаффинг позволяет организациям расширять свои возможности, сокращать издержки и увеличивать производительность, используя внешние трудовые ресурсы. Использование услуг аутстаффинга персонала эффективный путь для гибкого управления персоналом в условиях изменчивой экономической ситуации.

Вывод персонала за штат в России имеет хорошие перспективы на будущее, так как этот вид бизнеса становится довольно востребованным.

Несколько факторов могут повлиять на будущее аутстаффинговых услуг в России:

• Экономические условия. Развитие экономики и рынка труда может повлиять на спрос этой услуги. Технологические инновации. Развитие новых технологий и программных продуктов может также увеличить спрос на аутстаффинговый персонал.
• Компании все чаще ищут специалистов в IT-отрасли или других смежных областях, где часто бывает трудно найти нужные навыки внутри компании и даже внутри региона;
• Правовая защита. Российское законодательство защищает как предприятия, так и сотрудников, которые работают на условиях аутстаффинга. Это может увеличить доверие компаний к этой кадровой технологии в России.

Развитие аутстаффинга в России имеют перспективы, особенно в секторах, где поиск специалистов осложнен. Компании будут продолжать искать новые способы сокращения расходов и увеличения гибкости бизнеса.