Аутсорсинг персонала

В бизнесе держать большой персонал — не выгодно. Более разумным подходом является передача части задач другой организации. Предприниматель должен быть осведомлен о понятиях аутсорсинг персонала (outsourcing of personnel), аутсорсинговая компания. Понять, как это может быть полезно для его бизнеса, изучив примеры успешного применения этого подхода.

Содержание

Аутсорсинг персонала, что это такое?

Использование внешнего трудового ресурса распространенная мировая практика. Компании выбирают услуги по предоставлению персонала для эффективного управления бизнес-процессами. Этот метод управления трудовыми ресурсами называется "аутсорсингом" - получение персонала из внешнего источника. Спрос, предложение быстро нашли свою нишу рынка в бизнес-сообществе, что привело к появлению аутсорсинговых компаний.

Аутсорсинг - частичная либо полная передача определенных функций деятельности компании на внешний менеджмент. Провайдером по аутсорсингу выступает аутсорсинговое агентство.

Делегировав стороннему исполнителю часть задач, заказчик не тратит время, ресурсы на второстепенные задачи, сосредотачивается на приоритетных направлениях своего бизнеса. Реорганизация хозяйственных функций, кадрового состава позволяет грамотно управлять бюджетом компаний, повышая свою рентабельность, конкурентоспособность.

Аутсорсинг в России в цифрах

Исследования, проведенные в России, показывают следующие данные:

78% компаний положительно оценивают услуги аутсорсинга персонала;
83% передали, планируют передать функции, решение задач;
45% привлекают специалистов;
36% применяют аутсорс для снижения затрат.

Общая потребность в рабочей силе на предприятиях реального сектора экономики составляет около 1,15 млн человек в Российской Федерации на начало сентября 2022 года. Примерно 5% этой потребности передается кадровым агентствам. В это количество входят предоставление, подбор персонала компаний. Механизм аутсорсинга хорошо работает именно на линейном персонале. В объеме сотрудников предлагаемых агентствами, включая массовые позиции: рабочие, торговый, административный кадровый ресурс, составляют около 64% от общего числа. В российских компаниях, востребованными функциями для передачи на аутсорсинг являются охрана, обслуживание (включая уборку помещений, организацию корпоративных обедов и другие), логистика и транспортировка.

В чем разница между аутсорсингом и аутстаффингом

Этот способ управления кадрами часто путают с аутстаффингом персонала или фрилансом, но он значительно отличается от них.

	Аутсорсинг	Аутстаффинг
Для чего заключается договор	Выполнение работ, предоставление услуг (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 702 ГК РФ).	Временная передача клиенту чужих работников, под его управление и контроль, в его интересах (п. 2 ст. 18.1 Закона о занятости).
Кто может быть исполнителем	По общему правилу любое лицо. Могут быть ограничения для видов деятельности (например, требования к наличию лицензии, членства СРО, аккредитации).	Ограниченный круг юридических лиц (п. 3 ст. 18.1 Закона о занятости): частное агентство занятости, имеющее аккредитацию; другая организация, но с условием о передаче работников аффилированным лицам

Аутсорсинг

Аутстаффинг

Для чего заключается договор

Выполнение работ, предоставление услуг (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 702 ГК РФ).

Временная передача клиенту чужих работников, под его управление и контроль, в его интересах (п. 2 ст. 18.1 Закона о занятости).

Кто может быть исполнителем

По общему правилу любое лицо. Могут быть ограничения для видов деятельности (например, требования к наличию лицензии, членства СРО, аккредитации).

Ограниченный круг юридических лиц (п. 3 ст. 18.1 Закона о занятости):

частное агентство занятости, имеющее аккредитацию;
другая организация, но с условием о передаче работников аффилированным лицам

Трудовое законодательство РФ запрещает заемный труд. Аутсорс при этом является полностью законной процедурой. Фрилансеры отличаются тем, что они работают независимо и не привязаны к одному работодателю.

Аутсорсинг персонала - преимущества и недостатки

Временные работники, предоставленные надежным аутсорсером, становятся для многих компаний востребованным трудовым ресурсом. По статистике, грамотное использование услуг аутсорсинга помогает небольшим компаниям сократить расходы примерно на 10%, а средним и крупным - на 20% и даже больше.

Плюсы

Профессиональный рекрутинг;
Оперативное закрытие вакансий - собственный штат, актуальная база соискателей, кандидатов различных специальностей.
Экономия на поиске, найме, обучении персонала, кадровом делопроизводстве;
Снижение налоговой нагрузки из-за уменьшения ФОТ;
Сохранение налоговых льгот, связанных с размером штата;
Получение кадров без официального оформления;
Эффективное решение организационных вопросов, кадровое управление от аутсорсера;
Подрядчик бесплатно оказывает юридическую поддержку: консультирует по налогам, трудовому, корпоративному праву в рамках проекта;
Гарантия финансовой выгоды из-за быстрой окупаемости, отсутствия дополнительных расходов на содержание постоянного штата;
Оптимизация рабочего времени администрации и других отделов на поиск, процесс найма узких специалистов;
Исключаются выплаты за простой, больничные, отпускные, другие социальные гарантии. Всем этим занимается агентство.
Линейный персонал часто имеет лучшую подготовку, более высокий уровень мотивации, чем штатные сотрудники.
Дает возможность гибко реагировать на изменения рынка.

Минусы

Работники подчиняются основному работодателю – аутсорсеру. Взаимодействие с ними напрямую в рамках ТК РФ сложнее, чем с штатными кадрами;
Оплата работ может быть выше, содержания штатных сотрудников. Заказчику нужно провести анализ необходимости сотрудничества;
Риск утечки конфиденциальной информации при отсутствии в договоре пункта о коммерческой тайне;
Партнерство с недобросовестным провайдером - нарушение сроков работ, ухудшение качества, потеря клиентов и репутации.

Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо провести тщательное исследование перед выбором аутсорсинговой компании и заключить контракты, которые содержат все необходимые детали.

Договор аутсорсинга персонала

Взаимоотношения заказчика и провайдером регулирует договор. Трудовое законодательство не так жестко регламентирует использование стороннего персонала на аутсорсе, как официальное переоформление в штат. К составлению договора стоит подойти тщательно, оставаясь в правовом поле ТК РФ. Подробно зафиксировав его условия. Применение терминов "аренда", "лизинг" не допускается. Этот договор по сути возмездное оказанием услуг, регулируется нормами Гражданского кодекса РФ.

заключение договора аутсорсинга персонала

Обязательные условия соглашения

Предмет договора - перечень выполняемых работ;
Количество, квалификация, опыт, навыки работников;
Срок выполнения работ;
Условия замены сотрудников;
Права, обязанности, ответственность сторон;
Порядок расчетов, оплаты;
Правила поведения на объектах;
Перечисление информации, составляющей коммерческую тайну, правила допуска к ней. Ответственность за разглашение данных;
Санкции за нарушения стороной качества работ.

Сколько стоят услуги персонала на аутсорсинге

Цены на персонал в Москве и области от проверенных агентств: разнорабочие, грузчики, кассиры, упаковщики, фасовщики, комплектовщики, строители, водители, начинаются от 250 рублей/час.

Факторы, влияющие на цены:

Региональное местоположение: регионы имеют разные уровни стоимости жизни и заработной платы.
Сложность задачи.
Длительность либо краткосрочность проекта.
Потребность в специальных навыках, знаниях у персонала.

В перечень предоставляемых услуг, включается:

Поиск и подбор сотрудников;
Поддержка кадрового документооборота;
Подготовка и выдача документов для работы на объекте;
Ведение учета и заполнение табелей рабочего времени;
Расчет и начисление заработной платы сотрудникам;
Подготовка к запуску проекта, включая организацию проживания, питания и транспорта для персонала, предоставление спец одежды и средств индивидуальной защиты.

Когда и кому нужен аутсорсинг персонала

Использование аутсорсинга персонала возникает, когда компания стремится увеличить ресурсы для развития основных бизнес-процессов. Компания эффективно выполняющая приоритетные задачи, может работать эффективнее, увеличивая прибыль, передав неключевые процессы стороннему исполнителю.

Аутсорсинг персонала разумное решение при:

Замене временно отсутствующих кадров.
Оптимизации бизнес-процессов постоянного, временного характера.
Выполнении работ, объем которых подвержен влиянию сезонности.
Сокращении финансовых издержек официального найма.
Легальном уменьшении штатной численности без потери налоговых преференций.
Повышении производительности труда.

Услуги аутсорсинговых компаний выгодны многим коммерческим организациям, их подразделениям и участкам:

Складским комплексам, логистическим центрам;
Торговым сетям, продающим продукты питания, промышленные товары;
Ресторанному, гостиничному бизнесам;
Предприятиям с сложной структурой и системой трудового разделения;
Конвейерному производству;
Строительным площадкам;
Небольшим компаниям, передающих управление кадрами и бухгалтерией внешнему исполнителю.

Виды аутсорсинга персонала

На аутсорсинг можно передать практически любые задачи. Чаще всего аутсорсерам доверяют непрофильные задачи. Крупные фирмы могут передавать и некоторые основные процессы. В зависимости от отрасли выделяют разновидности аутсорсинга. Каждый из них имеет свои особенности.

Бухгалтерский

Внешние бухгалтера берут на себя задачи: ведение бухгалтерского учета, расчет заработной платы, налогов и социальных отчислений, обработку первичной документации. Руководителю не потребуется приобретать дорогую компьютерную технику и затрачивать деньги на установку лицензионного программного обеспечения.

Юридический

Иногда наличие внутреннего юриста неоправданно, если его работа требуются крайне редко, а оплата его зарплаты каждый месяц неэкономична. Для экономии бюджета рекомендуется обратиться к аутсорсеру. Подрядчики разрабатывают договоры, проверяют надежность контрагентов, оказывают помощь в прохождении проверок, защите интересов клиента в суде.

Аутсорсинг маркетинга

Компания может делегировать стратегические, операционные маркетинговые задачи внешнему поставщику. Внешнему исполнителю поручаются исследования рынка, различные виды рекламы и продвижения, PR.

HR на аутсорсе

Внешнему провайдеру передается деятельность по кадровому делопроизводству и операционному управлению HR-функциями, расчетами и выплатой заработной платы, управлению инфраструктурой клиента.

Производственный

Этот тип взаимодействия между заказчиком и аутсорсинговым агентством включает частичную либо полную передачу процессов по производству товаров во внешнее управление. Предприятие может доверить подрядчику как основные, так и второстепенные задачи производства. Например, подготовка сырья, производство комплектующих, конвейерная сборка продукции.

Логистический

Предприятия часто прибегают к аутсорсингу для сокращения логистических расходов. Особенно в случаях, когда эти операции не регулярные, выполняются в небольших объемах. Грузоперевозки, складские операции: отгрузка и разгрузка товара, доверяются специализированным агентствам. Аутсорсинговые компании берут на себя транспортировку груза, складские операции - прием, обработку, хранение на своих складах, подготовку к отправке, отгрузку и сопровождение.

Аутсорс айти

На обслуживание аутсорсеру передается обслуживание, поддержка IT-инфраструктуры предприятия полностью либо частично. IT-аутсорсинг включает: внедрение, планирование, поддержка программного обеспечения, информационных систем.

Охранный

Безопасность компании требует наличие разрешений, оборудования, специалистов. Однако создавать и поддерживать штатный отдел безопасности не всегда разумное решение. Эффективным вариантом будет заключение договора с провайдером услуг.

Клининговый

На аутсорс передаются процессы уборки. В обслуживающий персонал входят уборщицы, дворники и специалисты по мелкому ремонту.

Строительный

Аутсорс рабочей силы широко применяется в строительстве. Бригаду рабочих можно привлечь на выполнение срочных работ, делегировать ряд других задач.

Выбор аутсорсинговой компании

Выбор подрядчика – важный этап, на котором нельзя допустить ошибку. Заказчик должен изучить предложения по услугам от компаний-аутсорсеров, обращая внимание на репутацию, срок работы информацию о выполненных проектах. Сотрудничество с подрядчиком начинается с анализа его деятельности, экономического обоснования привлечения стороннего исполнителя, оценки возможного потенциала этой технологии управления персоналом. Руководству предприятия нужно оценить круг задач, которые можно передать, а также их объем.

При определении аутсорсинговой компании, создается список критериев, по которым будет приниматься решение.

Наличие сайта, юридического адреса и реквизитов, офиса.
Необходимо проверить документы и сертификаты компании, подтверждающие ее право и дееспособность.
Необходимо иметь четкое представление о формировании стоимости услуг. Цена необоснованно высокая или, наоборот, слишком низкая по сравнению с рыночными стандартами должна настораживать. Нужно оставаться в пределах средних цен на рынке.
Рекомендуется изучить отзывы о компании на ее сайте, в социальных сетях и на других независимых ресурсах. Стоит пообщаться с сотрудниками компании, чтобы узнать о своевременности выплаты заработной платы, условиях работы. От этого зависит качество услуг, которые вы получите в качестве клиента.
У надежных исполнителей должны быть подробные и понятные условия соглашения, в котором указаны перечень услуг, сроки, гарантии их выполнения. Если у вас возникают сомнения или вопросы, а ответы получаете уклончивые, это должно вызвать настороженность.
Уровень обратной связи. Насколько быстро, качественно менеджеры провайдера реагируют на обращения клиента.
Перечень услуг с указанием цены и НДС;
Наличие скидок от количества персонала, длительности контракта;
Способы оплаты;
Формат контроля результатов выполнения работ, предоставления отчетности;
Форма общения, взаимодействия провайдера и клиента в случае форс-мажорных обстоятельств;
Особенности досрочного расторжения договора;
Система безопасности. От этого зависит конфиденциальность, защита персональных данных.

Когда клиент выбрал подрядчика, он направляет заявку. Менеджеры аутсорсинговой компании изучают заказ, подготавливают индивидуальный план подбора, вывода персонала. Перед выходом работников на объекты заказчика, агентство проводит предварительные мероприятия – обучение персонала отраслевой охране труда, инструктаж, аттестацию, ознакомление с ПВТР.