5 советов бизнесу по закупкам в кризис

Процессы выстроенные до 2022 года нуждаются в адаптации под меняющуюся реальность. Ближайшие полгода будут решающими для многих российских компаний. Это время поиска новых решений. Какие решения стоит принять? Расскажем в этой статье.

1. Не останавливать работу

Первые идеи, которые приходят во время кризиса: «поставить все на стоп» и максимально сократить расходы, сэкономить средства на поддержание бизнеса. На практике эти меры ведут, в лучшем случае, к снижению или резкому падению продаж. В долгосрочной перспективе такая компания уступит конкурентам, которые оптимизировали процессы, а не останавливали их.

Неоправданное сокращение расходов тянет за собой целую цепочку изменений. Например, экономия на ежедневной логистике при работе со скоропортящимися товарами приведет к увлечению процента списаний из-за истекших сроков годности. Резкое ограничение затрат на маркетинг приведет к тому, что бизнесу придется выживать только за счет текущей клиентской базы. Необдуманное уменьшение запасов приведет к серьезному снижению прибыльности и конкурентоспособности из-за дефицита. Сокращение персонала может привести к снижению качества обслуживания и эффективности работы компании в целом.

Что ритейлер может сделать прямо сейчас, кроме урезания бюджетов?

• Ежедневно анализировать спрос.
• Сократить складские запасы
• Провести распродажу неликвидных позиций.
• Установить лимиты запасов.
• Автоматизировать управление запасами.

2. Узнать нового потребителя и скорректировать ассортимент

В кризис меняется покупательское поведение: люди приходят только за самым необходимым, у непродуктовой розницы резко уменьшаются продажи. Если раньше вы знали своего покупателя, то сейчас портрет клиента может измениться: это могут быть люди с другими доходами и предпочтениями. Их нужно заново изучить и подстроить под них свой ассортимент. И быстро пересмотреть категории товаров, вводить новые, корректировать товарную матрицу.
Оборотные средства сокращаются и важно закупать товары, которые быстро принесут прибыль Например, сегодня мы видим, как покупатели запасаются продуктами долгосрочного хранения, отдавая предпочтение крупам и макаронным изделиям. Учитывая, что срок хранения овощей довольно ограничен, логично при закупке потратить средства на ходовой товар, чтобы быстро продать его и получить средства на новый закуп.

3. Пересмотреть работу с поставщиками

Ритейлеры уже ищут новых поставщиков и параллельно меняют свою стратегию работы с текущими контрагентами.

Как поддержать бесперебойность поставок и перестроить текущую работу с поставщиками?

• Непрерывно мониторить уровень потребления, запасов, и обмениваться этой информацией с партнером. Это поможет определить уровень запасов для оптимального функционирования бизнеса и сформировать страховой запас на случай форс-мажора.
• Контролировать запасы у поставщиков. Так компания сделает свои закупки прозрачнее, повысит качество снабжения и снизит риск срыва поставок.
• Локализовать источники поставок. Из-за того, что транспортные услуги дорожают, производства останавливают работу, а на терминалах скапливаются заторы, компаниям лучше искать поставщиков как можно ближе к производственным площадкам и точкам сбыта.
• Увеличить количество альтернативных поставщиков. Это поможет снизить зависимость от основных поставщиков, упростить поиск товаров-заменителей и уменьшить издержки при переключении с одного поставщика на другого.
• Повысить частоту поставок (при сохранении приемлемого уровня общих затрат). Данный способ позволяет закупать меньшими партиями и видеть вклад каждого поставщика, изменение динамики закупок за заданный период времени.

4. Обезопасить свои данные и ПО

IT-гиганты приостанавливают продажу и поддержку своих программных продуктов в России. Это грозит бизнесу не только потерей ПО, но и всех данных, которые в нем хранятся: о клиентах, транзакциях, партнерах, проектах.

Многие бизнес-процессы могут остановиться, либо сильно затрудниться.

Что можно сделать прямо сейчас?

• Понять, какие из систем, которыми вы пользуетесь, зарубежные. Попробовать подобрать отечественные аналоги.
• Сохранить всю информацию с сайтов и систем.
• Сделать копии баз данных о клиентах и поставщиках.
• Сделать архивы данных, информационную архитектуру. Провести миграцию на другой сервис при необходимости.
• Отключить автообновление и по возможности не обновлять ПО.
• Оперативно переходить с зарубежных облачных хранилищ и сервисов, пока они не отключили доступ к данным.

5. Оптимизировать кадровую политику

Основная задача – выжить и сохранить как можно больше кадрового потенциала. Некоторые руководители при возникновении проблем предпочтут сократить персонал, но массовые увольнения не помогут: функциональная нагрузка на оставшийся персонал объективно возрастает. В этой ситуации нужно находить альтернативные решения.

Что можно сделать прямо сейчас?

• Временно остановить подбор новых сотрудников.
• Пересмотреть графики работы.
• Провести аттестацию персонала.
• Объединить смежные должности.
• Внедрить срочные трудовые договоры и проектную работу.

Возникшая на рынке ситуация несет не только проблемы, но и возможности. На плаву останутся лишь те компании, что смогли быстро реорганизовать свою деятельность и адаптироваться к новым условиям. На первый план выйдет краткосрочное прогнозирование и поиск лучших инструментов для оптимизации ресурсов, которые уже есть у бизнеса.